5 dicas valiosas na hora de escolher um novo software

Hoje é inevitável pensar no crescimento do varejo sem pensar em tecnologia. A decisão sobre qual sistema escolher para sua loja de calçados e roupas deve ser estratégica, afinal uma boa escolha pode elevar sua vantagem competitiva no mercado, assim como o contrário. Além disso, a mudança de um sistema pode ser traumática para sua equipe e pode afetar seus clientes, por isso, separamos aqui 5 pilares para contribuir com sua pesquisa e te ajudar a escolher o melhor caminho.

Vale ressaltar, não existe certo ou errado, cada empresa de tecnologia tem seu foco e cada lojista está envolvido em um cenário específico, seja financeiro, em nível de gestão ou maturidade do negócio. Portanto, busque sempre aquilo que se encaixa com a sua realidade e principalmente que te deixe seguro de estar tomando a melhor decisão. Sugiro que busque equilíbrio entre os pilares abaixo, ao priorizar apenas um você poderá estar renunciando a outros essenciais para o dia a dia da sua loja.

5. Funcionalidades e Regras de Negócios

A quantidade de sistemas disponíveis no mercado é imensa, porém o software por si só não é o bastante e sim o benefício que ela trará para você. Por isso, quanto mais perto do seu modelo de negócio o sistema focar, necessidades específicas ele atender, mais rapidamente você conseguirá medir o retorno sobre seu investimento. Por exemplo, para um lojista do varejo de calçados e roupas é imprescindível que um sistema apresente as regras de negócio abaixo:

  • Cadastro de produto detalhado com classe, departamento, referência, descrição, grade de produto (numérica e alfa numérica), cores, coleções, custo real, markup planejado;
  • Gestão de estoque: Posição do estoque por grade, produtos encalhados, inventário, gestão de defeitos;
  • Compras: Gestão de compras, ferramentas para análise do consumo das referências, quais grupos de produto giraram mais em determinada coleção;
  • Financeiro: abertura e fechamento de caixa, gestão de contas a pagar e contas a receber, conciliação de cartão, registro de contas correntes, fluxo de caixa, receita vs despesas, DRE (demonstrativo de resultados);
  • Promoção: regras de promoção, análise de desempenho da promoção, entre outras.

Ao analisar suas opções de software, leve em consideração essas funcionalidades, do contrário possivelmente você esteja escolhendo uma opção generalista que, talvez, se torne inflexível na operação a curto ou médio prazo.

4. Prestação de Serviço

Há muito tempo softwares deixaram de ser produto para se tornar um serviço. E quando falamos sobre analisar a escolha de um sistema para sua loja, devemos pensar prioritariamente em dois fatores: Implantação e Suporte.

Quando falamos de implantação, não falamos apenas da instalação do sistema. A troca do sistema da loja geralmente tem algumas barreiras por parte do usuário que já está acostumado coma a usabilidade do sistema anterior.

Os primeiros passos com o novo sistema além de um processo de instalação deve ser um processo de educação, capacitação, apoio e muitas vezes até de consultoria nos processos da loja. Ou seja, a empresa responsável pela implantação do sistema, precisa capacitar os funcionários do caixa, os vendedores, os responsáveis por compras e todas as demais áreas da loja, oferecendo ajuda no dia-a-dia e se certificando que todos os profissionais tenham compreendido a usabilidade do sistema.

Assim como a implantação o suporte é um serviço fundamental no momento de analisar qual sistema escolher. O varejo tem algumas particularidades que não estão presentes em outros segmentos. Consideramos que uma empresa de software que trabalha com o varejo não deve se pautar em tempo médio de reposta no atendimento porque o lojista quando tem alguma dificuldade, principalmente relacionada ao caixa ou frente de loja, precisa de ajuda imediata, cada minuto com loja parada pode significar vendas perdidas.

O suporte oferecido pela empresa de software precisa ser rápido, dinâmico e especialista. Atendentes que estão imersos no segmento da loja, compreendem com agilidade as situações e quais são as soluções para ajudar o lojista.

Além disso, é necessário que a empresa prestadora de serviço acompanhe o horário de funcionamento do lojista e esteja disponível para atendê-lo. No caso de lojas de shopping e fins de semana por exemplo, a empresa do sistema deve se manter ativa e oferecer plantões de atendimento emergencial.

O canal utilizado pela equipe de suporte é outro fator a ser considerado. Existem tipos de problemas diferentes e perfis de profissionais diferentes, por isso consideramos que oferecer mais de um canal de atendimento é importante. Um chat pode ser mais ágil e mais cômodo para situações pontuais, assim como o contato telefônico é efetivo para dúvidas complexas ou que precisam de uma solução rapidamente.

3. Flexibilidade da Tecnologia

Quando falamos de flexibilidade da tecnologia, levamos em consideração dois pontos fundamentais.

O primeiro deles é a possibilidade de adaptação do sistema às necessidades específicas da loja (customização). Até mesmo a opção de sistema que mais te agradou, que passou segurança de serviço e tem funcionalidades específicas para o seu segmento, com o passar dos tempos pode precisar de alguns ajustes para atender alguma particularidade. Nesse caso a empresa de tecnologia precisa ser flexível o suficiente, para entender essa necessidade e te atender da melhor forma.

Além disso, também é necessário levar em conta a flexibilidade do sistema em integrar com outras soluções. A tendência é de cada vez mais encontrarmos tecnologias especialistas em determinado segmento/perfil de cliente. Por isso o sistema de gestão da loja, precisa estar preparado para fazer as integrações necessárias. Para que isso ocorra sem dores de cabeça, o tipo de tecnologia na qual o seu sistema é desenvolvido e estruturado é fundamental. As soluções da Data System estão na terceira geração, e esse é um dos motivos de termos reescrito nossas soluções.

2. Investimento

Talvez esse seja um dos tópicos que mais chama atenção do lojista ao pesquisar sobre softwares. É comum que empresas de tecnologia tenham uma política de investimento pautada na implantação do produto e outra de mensalidade.

Os valores referentes à implantação normalmente envolvem liberações de acesso ao sistema, profissionais para capacitação dos funcionários da loja e outros custos envolvidos para realizar o projeto.

O investimento mensal é referente a manutenção e atualização do sistema. É importante que o lojista se certifique de que o produto de fato recebe atualizações, correções e inovações periodicamente.

Além disso, opte por empresas com uma equipe de atendimento/suporte bem estruturada, que capacite constantemente e que tenha pessoas alinhadas com o propósito da empresa. A péssima qualidade de suporte é um dos grandes motivos de troca de sistema.

É irrelevante definir um valor médio de mercado, visto que existe uma gama gigantesca de sistemas e os valores variam. O que é válido lembrar é, valor mais alto não é sinônimo de qualidade, assim como valores muito baixos provavelmente estarão fazendo com que você abra mão de ferramentas importantes para o dia a dia.

Como comentei no início desse artigo, é necessário buscar o equilíbrio entre custo e benefício, ao priorizar preço é provável que você abra mão de funcionalidades e especialidades, assim como implantação e suporte.

As empresas especialistas em determinados segmentos têm ganhado espaço no mercado devido alta qualidade de produto e serviço, avalie suas opções de investimento com cuidado e cautela para não passar por momentos de grande estresse.

1. Quem é a empresa que você está contratando?

Por último, mas não menos importante, analise com cuidado e profundidade a empresa que está lidando. Hoje há muitas empresas que vendem software muito bem, mas no momento da entrega e do apoio ao lojista deixam a desejar logo de cara.

A história de uma empresa não mente, seu tempo de mercado e seu portfólio de clientes conquistados diz muito sobre o nível de confiança que você pode depositar na sua escolha.

Entenda se a empresa é apenas uma desenvolvedora de software ou se ela realmente se preocupa com você e com o seu negócio. O nível de conteúdo que a empresa oferece, eventos presenciais, webinars, treinamentos, capacitação à distância, participação em feiras do segmento e nível de atenção aos clientes podem ser um indicativo do quanto ela está imersa no seu segmento, entende e se preocupa de fato com o chão de loja.

E agora?

E por último, minha sugestão é que você siga sua intuição, mas não deixe de analisar de forma crítica o que vê. Sugiro buscar informações e escutar atentamente o que as empresas de software tem a dizer e o que os clientes dela tem a dizer.

Faça a escolha do sistema com cuidado e busque um parceiro não só um fornecedor. Fornecedores só tem relação de troca, parceiros constroem relacionamentos de longo prazo para que ambos cresçam juntos.

 

Fonte: https://www.datasystem.com.br/